Документирането като счетоводен способ
1. Законова уредба и същност на документирането
a. дефиниция на „документиране”
b. цел, задачи и функции на документирането
c. значение на документирането
2. Съдържание и форма на счетоводните документи
a. Регистри – видове
3. Класификация на документите
4. Същност и етапи на документооборота
a. План на документооборота
5. Съхраняване на счетоводните документи
Документирането като...
Самото документиране е един от най-важните и значими способи на счетоводството. Без него самото счетоводно отчитане на стопанските явления и процеси не може да се осъществи.
Дефиниция за документиране:
- Документирането е способ за фиксиране на информацията върху определени материални носители. Самата информация е нематериална. За да може тя да се материализира (да се използва), при осъществяването на различни процеси на финансово управление, е необходимо информацията да бъде трайно отразена върху съответни материални носители.
o Процесът при който информацията, която постъпва се материализира. Трябва да има документ за да се осъществи дадена операция.
Основните задачи на документирането са:
- отразяване непрекъснатостта на стопанските операции и процеси по време и място на възникването им, както и произтичащата от тях материална отговорност
- обхваща цялостно голям брой стопански операции и процеси, както и тяхното многообразие и специфика
- осигурява данни за ефективното осъществяване на предварителен, текущ и последващ контрол
Определение за счетоводен документ:
• представлява специално оформени материални носители на първична информация удостоверяваща извършването на конкретните стопански процеси и явления. Писмени свидетелства и доказателства за извършените стопански операции.
Законовата уредба по документирането се мени непрекъснато през годините. Съществуват различни думи за определението „документиране” в исторически план. През 1996г. се появява национален счетоводен стандарт 2 – счетоводни документи и документиране на стопанските процеси. В него подробно се разглежда процеса документиране. През 1997г. стандарта се изменя и се появява стандарта за материалните запаси. Последната промяна е от тази година. В приетия национален сметкоплан, е препоръчителен.
Основна тежест има закона за счетоводството като там се регламентират видовете счетоводни документи, но няма регламентиране на процеса документиране.
Функционално документите изпълняват следните две основни роли:
1) информационна
a. документът е носител на информация
2) нормативно-законодателна
a. изразява се в това че при тяхното правилно попълван и представяне на информацията, носят доказателствена сила в съда
b. чл.6 от Закона за счетоводството са представени видовете счетоводни документи. Счетоводния документ може да бъде както хартиен носител на информация, така и електронен документ. Изискването да бъде един документ електронен е той да бъде съобразен съгласно изискванията на закона за счетоводство, както и Закона за електронните документи и електронния подпис.
c. Разликата между счетоводни и данъчни документи е че счетоводните документи обслужват нуждите на счетоводството, а данъчните освен за счетоводството и за данъчните.
Според закона за счетоводството документите биват:
1) първични
2) вторични
3) счетоводни регистри
според нашите доценти регистрите НЕ СА СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ, защото те са специфична техника на документиране на стопанските операции. Самите регистри могат да бъдат хронологични, систематични и комбиниране.
Съдържание и форма на счетоводните документи
- всеки счетоводен документ съдържа различни сведения, които представляват признаци, отделни елементи на отразения в него икономически показател.
- Тези сведения се наричат реквизити. Съвкупността от всички реквизити в документа образуват неговото съдържание, а начинът по който тези реквизити са разположени в самия документ дават неговата форма
Класификация на счетоводните документи
- чл. 7 от закона за счетоводството – изброени са регистрите, които трябва да притежава един документ
1) според предназначението
a. разпоредителни
i. тези документи, които дават основание да се извърши дадена стопанска операция
ii. такива са различните видове заповеди (за командировка)
b. изпълнителни
i. отразяват извършената вече стопанска операция
ii. авансов отчет
c. документи за счетоводно оформяне
i. съставят се в счетоводството във връзка с подготовката и счетоводната регистрация, т.е. самите документи за счетоводно оформяне и тяхното съставяне се основава на горните два типа документи
ii. мемориален ордер
d. комбинирани
i. изпълняват функции на разпоредителни и изпълнителни документи
ii. приходни касови ордери и разходни касови ордери
2) В зависимост от мястото им на поставяне
a. Външни
i. В самото предприятие
b. Вътрешни
i. Извън предприятието
ii. Болничен лист, фактури при получаване на материал
3) Според времето им на съставяне и обема на съдържащата се в тях информация
a. Първични
b. Вторични (сводни)
i. Съставят се на база на първичните счетоводни документи
ii. Ведомости
4) Според икономическото им съдържание и отразените в тях стопански операции
a. Банкови
b. Финансови документи
5) Според техниката им на съставяне
a. Ръчно
b. Машинно
6) Според съдържанието на информацията в тях
a. Постоянна информация
b. Променлива информация
7) Според формата
a. Типови бланки
b. Специализирани документи
Съхранение на различните счетоводни документи
• съхраняването на документите се извършва:
o ведомости за работни заплати – 50години (при ликвидация се изпращат в държавен архив)
o счетоводни регистри и финансови отчети – 10години
o документи за данъчен контрол – 5години
o документи за финансов одит – до извършване на следващия вътрешен одит или на сметната палата
Документооборот
Дефиниция:
- пътят на движението на счетоводните документи от момента на съставяне/ получаване в предприятието, до момента на предаването им в постоянния счетоводен архив на съхранение
- всяко предприятие трябва да има документооборот!
Етапи на документооборота
1) съставяне и приемане на документи
2) подготовка за обработване
3) съществената обработка
4) съхранение на документите
Структурата на правилника на документооборота зависи от целите на ръководството на дружеството, както и от неговата специфика.
Планът на документооборота трябва да съдържа:
1) списък на общите първични и вторични счетоводни документи
2) списък на специфичните първични и вторични счетоводни документи
3) приложение на формулярите от точка първа и точка втора
4) указания за попълването и движението на всички първични и вторични счетоводни документи
5) график на движението на първичните и вторични счетоводни документи
6) схеми за движението на всеки първичен и вторичен счетоводен документ
7) списък на синтетичните счетоводни сметки, за които е необходима аналитична информация
8) списък и приложение на формуляри за специфична информация необходима за вътрешно-управленски нужди
9) вътрешен спесимен на всички длъжностни лица боравещи с пари и имущество на дружеството
Инвентаризацията като счетоводен способ
1) Законова уредба и същност на инвентаризирането. Значение на инвентаризирането.
2) Видове инвентаризация
3) Ред за провеждане на инвентаризациите и документално оформяне
4) Счетоводно отчитане на резултати от инвентаризацията
- Инвентаризацията и документирането вървят заедно
Дефиниция за инвентаризация:
- способ за периодична проверка на стопанските средства извършваща се в преброяване, измерване, притегляне на самите стопански средства с цел установяване на фактическата наличност и привеждане на отчетните показатели в съответствие с действителното състояние на обектите
• invenire (лат.) – откривам намирам
• инвентаризацията е способ и средство за осъществяване на контрол в самото прредприятие
Инвентаризирането като понятие има латински произход. В миналото е обхващало дейността по съставянето на опис на имуществото на предприятието и съответно вписването в инвентарна книга.
Между понятията инвентаризация и инвентаризиране има различия
- инвентаризиране – една определена отчетна процедура, която има множество отделни конкретни направления появяващи се периодично
- в този смисъл инвентаризацията се приема като еднократно средство за инвентаризиране на конкретните обекти
Задачи на инвентаризацията:
1) основна
a. тя определя както количественото изменение на наблюдаваните обекти, така и с помощта на нея се представя качествената характеристика на фактическото състояние на имуществото на предприятието към даден момент
2) специфична
a. документиране и отразяване на такива стопански операции и процеси, които не могат да бъдат установени по друг начин
b. осъществяване на непосредствен контрол върху размера на материалната отговорност на отчетните лица, при което данните от счетоводното отчитане се довеждат до фактическото състояние на стопанското имущество
Видове инвентаризация
I. В зависимост от пълнотата и обхвата на средствата инвентаризацията бива:
a. пълна – всички активи и пасиви на предприятието
b. частична – част от активите
II. В зависимост от организацията и времето за провеждане на инвентаризацията:
a. Планови – По определен график
b. Извънпланови – поради извънредна ситуация
Ред за провеждане на инвентаризацията
1) заповед за инвентаризация, която се оформя от управителя на дружеството.
2) В нея се описват инвентаризационни комисии – обикновено тричленни с председател и двама членове
a. Това правило може да бъде нарушено в следните два случая
i. Когато в самото предприятие се извършват масови инвентаризационни проверки по едно и също време на всички активи и пасиви, в резултат на което самото предприятие няма възможност да осигури необходимия състав на членове от комисиите. Тогава се допуска инвентаризацията да се извърши от двама души, като единия се води председател, а другия – член
ii. Възможно е инвентаризацията да се извършва от едно единствено лице, но този случай се отнася само до онези предприятия, в които са създадени специални отдели за извършване на инвентаризация.
Характерно е, че при самия процес материално отговорното лице присъства задължително при провеждане на инвентаризацията, но той не е член на комисията. Той само собственоръчно пред членовете на комисията извършва преброяването, измерването и притеглянето на проверяваните ценности и материални запаси.
Извършването на инвентаризация преминава през няколко етапа:
1) подготовка за провеждане на инвентаризацията – самата заповед и определяне на комисиите
a. декларация от материално отговорното лице че в проверявания обект няма чужди материални запаси и активи
2) фактическа проверка на отделните елементи на имуществото на предприятието в натурални и стойностни измерители
3) съпоставка на данните за фактическите наличности на инвентаризационните обекти с данните от счетоводните регистри
4) установяване на евентуални разлики при съпоставяне на данните
5) документиране на резултатите от инвентаризацията
!!! До започването на инвентаризацията трябва да бъдат завършени цялостната обработка на всички документи за приходите и разходите на дружеството, а така също трябва да бъде завършена и самата складова отчетност!!!
След приключване на проверката, инвентаризационните описи се предават в счетоводството, където се извършва последваща работа до окончателно приключване на инвентаризацията. За целта се съставят сравнителни ведомости, в които се съпътстват данните от инвентаризационния опис с остатъците от съответните обекти установени по счетоводен път. Евентуалните различия могат да бъдат два вида:
1) липси
a. когато намерените при инвентаризацията количества са по-малки от остатъците по счетоводни данни
2) излишъци
a. когато това, което сме намерили е повече от това, което осчетоводено
Начин на опис на липси
Дебит сметка Разходи
Кредит сметка материали – „Х” бр.
Начин на опис на излишъци
Дебит сметка Материали
Креди сметка Други приходи
Отговорности при неправилно извършване на инвентаризацията
- главният счетоводител и управителя на фирмата носят дисциплинарна отговорност за неспазване и правилно организиране на самия процес на инвентаризация (неправилен подбор на членове на комисията, срока за извършване на инвентаризацията и др.)
- членовете на централната комисия също носят дисциплинарна отговорност за недаване на достатъчно указания на участниците в работните комисии, а също и когато не са упражнили достатъчно контрол върху тези работни комисии
Инвентаризационните описи задължително се подписват от всички членове на комисиите, както и от материално отговорното лице. Върху всеки отделен опис материално отговорното лице подписва декларация, че посочените в описа ценности са проверени в натура от комисията и са вписани в описа в негово присъствие, поради което няма възражения.
Няма коментари:
Публикуване на коментар